Kunskap

Förbered Excel med namn och foton för utskrift av ID-kort

En ren datamall och tydlig koppling mellan namn och foton gör kortproduktionen enklare. Förbered en liten provfil först.

Programvara

Illustration av en kalkylbladsmall och kortproduktion vid en dator.

Ett kalkylblad kan vara ett bra underlag för kortproduktion om varje rad beskriver en person och varje kolumn har en tydlig uppgift. De vanligaste problemen är otydliga identifierare, fel bildkoppling och värden som Excel har ändrat. Börja med en liten provfil innan hela registret används.

Kontrollera programvaran först

Bestäm vilket program som ska läsa filen och vilka format den aktuella editionen stöder. Cardpresso XXS och CardStudio 2 Standard är olika licensprodukter, inte ett löfte om samma importfunktioner.

En uppgradering från ID-ALL Starter till Standard kräver rätt grundlicens och ska inte förväxlas med en komplett ny licens. Kontrollera funktionstabell, version och operativsystem innan datamallen byggs runt ett antaget stöd för Excel eller foton.

Gör en tydlig rad per kortmottagare

Använd exempelvis kolumnerna Person-ID, Förnamn, Efternamn, Avdelning, Giltig till och Bildfil. Välj bara de uppgifter som behövs för arbetet. Undvik sammanslagna celler och mellanrubriker inne i tabellen.

Person-ID bör vara ett stabilt internt värde så att två personer med samma namn inte blandas ihop. Formatera identifierare som text när inledande nollor ska bevaras. Kontrollera även att långa nummer inte har ändrats till vetenskapligt format eller avrundats.

Koppla bilder med en konsekvent regel

Bestäm hur programmet ska hitta rätt foto. Om filnamn eller sökväg används behöver värdet stämma exakt med bildfilen och vara åtkomligt från den dator som skriver ut. Använd hellre en stabil identifierare än enbart personens namn.

Ett exempel kan vara att Person-ID 00127 kopplas till 00127.jpg i en gemensam bildmapp. Det är en arbetsprincip, inte en importinstruktion som passar alla program. Prova regeln i den valda programvaran och kontrollera att ingen rad får en annan persons foto.

Testa avvikande uppgifter tidigt

Ta med ett långt namn, svenska tecken, ett saknat foto och en person utan avdelning i provfilen. Bestäm hur mallen ska hantera tomma värden innan produktionen startar. Kontrollera att namn inte kapas på ett sätt som gör kortet svårt att använda.

Om en streckkod ska skrivas behöver det vara bestämt vilket värde den innehåller och vilket format som används. Läs provkortet med den riktiga läsaren. Ett kortnummer som ser rätt ut i kalkylbladet kan ha ändrats i importen eller fått en oönskad inledande eller avslutande del.

Provskriv och spara en godkänd mall

Skapa en liten serie och kontrollera text, foto, kortets riktning och eventuell baksida. En dubbelsidig ZC300 kan vara del av produktionen, men datamallen ska fungera med hela program- och skrivarkedjan.

Spara en godkänd tom mall och en kort arbetsinstruktion. Ange hur data rättas, hur ersättningskort görs och vem som får tillgång till filerna. Använd testdata när ni provar eller skickar exempel, så att riktiga personuppgifter inte sprids i onödan.

Frågor och svar

Ska fotot ligga inne i Excel-cellen?

Det beror på programmet. Vissa flöden använder en bildfil eller sökväg i en kolumn. Kontrollera importmetoden och prova den innan ni förbereder många bilder.

Varför försvinner nollor i början av ett kortnummer?

Excel kan tolka värdet som ett tal. Formatera identifierare som text och kontrollera även export och import så att värdet är oförändrat hela vägen.

Kan två personer ha samma namn i filen?

Ja, men använd en separat unik identifierare för att koppla rätt post och foto. Namnet ensamt är ett osäkert sätt att skilja personer åt.

Stöder alla kortprogram Excel-import?

Nej, stöd och filformat varierar med program, edition och version. Kontrollera den licens ni faktiskt har eller ska köpa.

Hur stor provfil behövs?

En liten representativ fil med normala och avvikande värden är en bra start. Ta med långa namn, svenska tecken, saknade uppgifter och bilder så att viktiga fel upptäcks tidigt.